Come condizione per ottenere l’esenzione dalla responsabilità amministrativa, l’art. 6 del Decreto 231/2001 prevede che il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello organizzativo 231, nonché sul relativo aggiornamento, sia affidato ad un organismo interno alla società che abbia autonomi poteri di iniziativa e di controllo. Per questo motivo, il Consiglio di Amministrazione, tenuto conto delle dimensioni della Società, della sua struttura organizzativa e le caratteristiche della propria attività, istituisce l’Organismo di Vigilanza nominando i componenti, nel rispetto dei requisiti e attribuendo le relative funzioni al Collegio Sindacale nominato dall’Assemblea.
Cos’è l’Organismo di Vigilanza e qual è il suo ruolo: una breve panoramica
L’Organismo di Vigilanza si avvale dei flussi informativi acquisiti dai responsabili di ciascuna area, nonché degli Audit interni. Le attività svolte e gli strumenti utilizzati consentono di rilevare eventuali eccezioni e anomalie nonché attuare le necessarie azioni correttive. L’Organismo di Vigilanza si riunisce formalmente almeno una volta ogni trimestre, ad eccezione di situazioni di emergenza. Il verbale di ogni riunione deve essere firmato da tutti i membri dell’Organismo di Vigilanza presenti. L’Organismo di Vigilanza ha il compito di vigilare:
- rispetto al Modello e il suo effetto sui destinatari;
- l’efficacia e l’adeguatezza del Modello rispetto all’impresa e la sua effettiva capacità di prevenire la commissione di reati e/o reati;
- la possibilità di aggiornare il Modello, qualora ne ricorrano i presupposti in conseguenza a
- violazioni rilevanti;
- modifiche significative della struttura interna della Società e/o le modalità di svolgimento delle attività aziendali;
- modifiche legislative al D.Lgs. 231/2001 o integrazioni che ipotizzano nuove passività dirette dell’ente;
Inoltre, l’Organismo di Vigilanza, a seguito dell’accertamento delle violazioni, è tenuto a segnalare tempestivamente tali violazioni e in caso di oggettiva gravità delle infrazioni che comportino un’azione disciplinare (anche in considerazione del ruolo ricoperto dal soggetto che ha commesso la violazione) al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale per i necessari provvedimenti disciplinari da adottare.
Cos’è il Collegio Sindacale e qual è il suo compito
Il Collegio Sindacale funge da organo propedeutico al Consiglio di Amministrazione in materia di controllo interno, revisione esterna e interna, conformità e sistema di gestione del rischio. Il Comitato è nominato dal Consiglio e ne riferisce periodicamente. La funzione primaria del Comitato è quella di assistere il Consiglio nell’esercizio della sua responsabilità di supervisione in merito ai rischi relativi a:
- l’integrità del bilancio della società;
- l’integrità del reporting di sostenibilità dell’azienda;
- i processi di rendicontazione finanziaria e di sostenibilità dell’azienda;
- la solidità del controllo interno e l’adeguatezza del sistema di gestione dei rischi;
I rapporti tra Collegio Sindacale e ODV
Naturalmente esiste uno stretto rapporto tra il Collegio Sindacale e l’Organismo di Vigilanza. Sono tutte istituzioni preposte al monitoraggio e al controllo. È infatti importante che i due cooperino, lavorino insieme e assicurino un adeguato flusso di informazioni. Al riguardo, l’OdV deve riferire compiutamente all’organo esecutivo della società. In particolare, di norma con cadenza annuale, l’Organismo di Vigilanza riferisce sulle attività svolte, evidenziando le eventuali criticità emerse, le azioni correttive pianificate, i relativi stati di avanzamento, la necessità di aggiornamento del modello e le ultime attività previste per il periodo successivo.
La composizione dell’organismo di vigilanza e del collegio sindacale
La nomina del Collegio Sindacale è determinata con delibera assembleare, mentre la nomina dell’Organismo di Vigilanza assume la forma di un atto dirigenziale e quindi amministrativo. Tuttavia, l’unico caso di contemporanea nomina è quello in cui l’intero collegio sindacale è nominato per svolgere le funzioni di organo di controllo.
Una panoramica su D.LGS. 231/2001 e D.LGS. 14/2019
Il Decreto Legislativo n. 231 dell’8 giugno 2001, recante il “Regolamento in materia di responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni, anche prive di personalità giuridica personalità”, entrato in vigore il 4 luglio 2001 in attuazione dell’art. 11 della Legge delega n. 300 del 29 settembre 2000 e introdotto nell’ordinamento italiano, in ottemperanza a quanto previsto dell’Unione Europea, introduce il concetto della responsabilità amministrativa degli enti, dove per “enti” si intendono società commerciali, società di capitali e di persone e associazioni, anche prive di stato giuridico.
Il Decreto ha inteso anche adeguare la disciplina interna sulla responsabilità delle persone giuridiche, in base alle convenzioni internazionali alle quali la Repubblica Italiana aveva già aderito da tempo, e in particolare
- la Convenzione di Bruxelles del 26 luglio 1995 sulla tutela degli interessi finanziari della Comunità europee;
- la Convenzione di Bruxelles del 26 maggio 1997 sulla lotta alla corruzione dei funzionari della Comunità Europea o degli stati membri;
- la Convenzione OCSE del 17 dicembre 1997 sulla lotta alla corruzione di pubblici ufficiali stranieri nelle transazioni commerciali internazionali.
Questa nuova forma di responsabilità, pur definita “amministrativa” dal legislatore, ne ha le caratteristiche della responsabilità penale, poiché l’accertamento dei reati spetta al giudice penale competente e sono estese alla società le stesse garanzie del processo penale. Il D.Lgs. 231/2001 richiede l’accertamento della colpevolezza dell’ente, per poterne affermare la responsabilità.
Questo requisito è riconducibile alla mancata adozione di adeguate misure preventive volte a prevenire la commissione dei reati. Se l’ente è in grado di dimostrare di aver adottato e attuato efficacemente il Modello 231 per prevenire la commissione di tali reati, non risponde di responsabilità amministrativa.
Si precisa che la responsabilità amministrativa della persona giuridica si aggiunge a quella penale, ma non estingue la responsabilità della persona fisica che ha materialmente commesso il crimine. La responsabilità dell’ente può sorgere anche nel caso in cui il reato presupposto si concretizzi in un tentativo (ex art 26 D.Lgs. 231/01), cioè quando il mandatario compie atti che sono inequivocabilmente utili a commettere il reato.
L’importanza della collaborazione tra organismo di vigilanza e collegio sindacale nella prevenzione dei reati aziendali
In generale, l’Organismo di Vigilanza e il Collegio Sindacale si riuniscono regolarmente e gli esiti di tali incontri informativi devono essere riportati tempestivamente nei verbali del Collegio Sindacale e delle riunioni dell’OdV. Pertanto, da tale analisi emerge chiaramente che il collegio sindacale e l’organismo di vigilanza sono due organi importanti, distinti, responsabili e collaborativi nella prevenzione dei reati aziendali. Per saperne di più, contatta Bluen!
